正しい謝罪文の書き方・ポイント

仕事をする中で「謝罪」が必要になる場面は訪れるものです。謝罪文の内容に不備があったり失礼があると、より相手の怒りをかったり、信頼関係を崩しかねません。何かミスをしてしまった時には、なるべく早くお詫びのメールを送り、対応策を提示、または信頼を取り戻すよう動くことが重要となります。（誠意・丁寧・具体性が鍵）何か問題が起こったりミスが発覚した際は、まずは相手先に出向くか電話等で直接謝罪するのが基本です。しかし、状況によっては直接謝罪出来ない場合もあります。その際に、ミスの内容や対応策、謝罪の言葉を取り急ぎ伝える役目が謝罪文にはあります。また、問題が起こった時は双方パニックに陥っており、冷静な判断が出来なくなったり、感情的になってしまったりすることが多々あります。そういった時に文章に書き起こすことで内容が整理されます。トラブル発生時等、冷静さを欠いてしまいがちな時こそ、敢えて文章にすることで状況の整理が上手くいきます。

①迅速に対応する。

②問題の原因（状況説明）を明確にする。

③対応方法（再発防止策等）を伝える。

④謝罪文の件名の内容は分かりやすく（簡潔）する。

［謝罪フレーズ］

ビジネスシーンでは「すみません」や「ごめんなさい」という口語表現は控えるのが無難です。

・軽めの謝罪フレーズ：申し訳ありません、失礼しました、お詫びいたします、反省しております等

・中程度の謝罪フレーズ：大変、失礼いたしました、申し訳ございませんでした、ご迷惑をお掛けいたしました等

・重めの謝罪フレーズ：心より謝罪いたします、謹んでお詫び申し上げます、猛省しております等

金銭に関する問題は、その後の信用に大きく影響しますのでミスが発覚した際には迅速かつ丁寧に対応するようにしましょう。

謝罪文の構成やお詫びの言葉を正しく使い、失礼のない文章を作ることは大切ですが、一番重要なのは謝罪文を送付するまでのスピードになります。

トラブルが起こった時は、解消を優先させるだけでなく、現状や対応策の報告を素早く相手側に伝えるのを忘れないようにしましょう‼